Ako spracovať 500 PDF bez klikania?
Stovky faktúr, výkazov či objednávok v PDF viete pretaviť do jednej prehľadnej Excel tabuľky automaticky — AI z každého súboru vytiahne potrebné údaje a vy len skontrolujete výsledok.
Problém
Do firmy prídu desiatky až stovky PDF dokumentov mesačne — faktúry od dodávateľov, dodacie listy, výkazy, objednávky. Niekto ich musí otvoriť, nájsť správne políčka (dodávateľ, suma, dátum, číslo faktúry) a prepísať do Excelu alebo do systému. Pri 500 súboroch je to celý deň klikania, kopírovania a chýb z nepozornosti.
Riešenie v skratke
AI vie čítať PDF priamo — vrátane skenov — a vrátiť z každého dokumentu presne tie údaje, ktoré potrebujete, v štruktúrovanej podobe. Namiesto ručného prepisovania spustíte proces, ktorý prejde všetky súbory a vyplní jednu tabuľku. Človeku zostáva už len kontrola.
Ako to funguje krok za krokom
- Definujeme, čo treba vytiahnuť. Napríklad: dodávateľ, IČO, číslo faktúry, dátum, suma bez DPH, suma s DPH, splatnosť. Toto sú stĺpce vašej výslednej tabuľky.
- AI prečíta každé PDF. Model (napr. Claude od Anthropicu) dostane dokument a vráti hodnoty ako štruktúrované dáta — jeden riadok na súbor.
- Zlepíme to do jednej tabuľky. Výstupy zo všetkých 500 súborov sa poskladajú do jedného Excelu alebo CSV.
- Kontrola. Nastavíme upozornenia na podozrivé prípady (chýbajúca suma, nečitateľný sken), aby ste sa pozreli len na tie, kde to treba.
Bežné OCR len „prepíše" text z obrázka. AI navyše rozumie kontextu — vie, že „Celkom na úhradu" a „Spolu k platbe" je to isté pole, poradí si s rôznymi vzhľadmi faktúr od rôznych dodávateľov a vráti dáta v jednotnom tvare.
Čo tým firma získa
- Deň manuálnej práce sa zmení na pár minút behu procesu.
- Menej chýb z prepisovania — a jasný záznam, čo AI vytiahla.
- Proces sa dá spustiť opakovane, každý mesiac s novou dávkou súborov.
- Dá sa napojiť ďalej — priamo do účtovníctva, Google Sheets alebo interného systému.
Na čo si dať pozor
Pri veľmi zlých skenoch alebo neštandardných dokumentoch treba časť skontrolovať ručne — preto proces navrhujeme tak, aby sám označil, čo je neisté. Rovnako dbáme na to, kde sa dáta spracúvajú, ak ide o citlivé dokumenty.
Riešite podobný problém a neviete si rady?
Pozrieme sa na váš proces a navrhneme najjednoduchší spôsob, ako ho zrýchliť. Napíšte nám.
Napíšte nám →